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Conservazione a norma: le nuove disposizioni dell’AgID

Le nuove norme sulla conservazione digitale dei documenti elettronici sono realtà. Benché siano state pubblicate sul sito dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) il 12 settembre 2020 saranno operative solo dal 1° gennaio 2022. Queste modifiche sono state pensate per creare univocità sul tema, a dispetto dei confusi DPCM precedenti.

Ora l’intera normativa è consultabile sul sito dell’AgID nella sezione “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.

Le novità sulla conservazione a norma dei documenti

Il testo definitivo delle linee guida presente sul sito dell’AgID prevede la presenza di importanti novità per la conservazione dei documenti, che potremmo racchiudere in tre macrocategorie: metadatazione, creazione dei documenti digitali da analogico (la scansione) e formati.

In queste tre aree si evidenziano le tre grandi novità sulla conservazione digitale dei documenti informatici e che riguardano praticamente tutte le imprese italiane.

Metadatazione: aumentano i tag

Prima delle modifiche delle nuove Linee Guida, i tag della metadatazione sulla conservazione digitale erano relativamente pochi. Oggi, dopo le modifiche, sono presenti più di 40 tag, dei quali 38 sono obbligatori.

Ricordiamo che la metadatazione è un’attività dovuta per tutti i soggetti che producono documenti digitali, sia pubblici che privati. Con le nuove indicazioni si conferma che la metadatazione è obbligatoria per tutte queste categorie di documenti:

  • Documenti informatici
  • Documenti amministrativi informativi
  • Fascicoli elettronici (aggregati documentali)

Da documento analogico a digitale: cosa cambia

Importanti cambiamenti anche per la scansione, che permette di trasformare una copia analogica in documento informatico. Da sottolineare come con le nuove “Linee Guida” è ora necessaria un’attestazione di conformità per ogni lotto di documenti (nel caso di scansioni massive è obbligatoria la firma su ogni documento). L’attestazione di conformità dimostra l’univocità della copia realizzata dal documento analogico e deve essere firmata da:

  • Pubblico Ufficiale
  • Notaio
  • Responsabile aziendale delegato nel privato

Formati: quali sono ammessi?

La terza novità riguarda i formati ammessi alla conservazione digitale dei documenti. Ai classici formati già presenti (ad esempio: PDF, TXT, ODT, DOC, XML, JPG, TIF, PNG, etc.) si aggiungono i formati ZIP (compresso) e tutti i formati relativi ai file audio e video.

Conservazione digitale a norma: i 5 ruoli fondamentali

Nell’ambito del processo di conservazione digitale, le nuove linee guida AgID, oltre a prevedere la presenza di importanti novità per la conservazione dei documenti, individuano anche 5 ruoli fondamentali:

  1. Titolare dell’oggetto della conservazione, cioè il soggetto produttore degli oggetti di conservazione;
  2. Produttore dei PdV (Pacchetti di Versamento), ovvero la persona fisica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il PdV ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione;
  3. Utente abilitato, cioè la persona fisica che interagisce con il sistema di conservazione al fine di fruire delle informazioni di interesse;
  4. Responsabile della conservazione, ovvero la persona fisica che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia;
  5. Conservatore, il soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione digitale dei documenti.

Fonte: TeamSystem Blog

TeamSystem HR – parte 4 – : Oggi parliamo di HCM

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Funzioni principali
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Punti di forza
– Gestione continua ed efficace dei processi HCM
– Supporto completo in fase di recruiting
– Sostegno nello sviluppo dei piani di carriera
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– Sviluppo di politiche retributive meritocratiche
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Grazie all’Human Capital Management è possibile raggiungere tre obiettivi: Integrare in azienda i migliori talenti, attraverso un sistema di selezione rapido ed efficace. Formare i dipendenti tramite percorsi in presenza e digitali, appositamente pensati per migliorare le skill. Attivare processi di valutazione del personale stimolando il raggiungimento di nuovi obiettivi di performance e retributivi.

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TeamSystem HR – parte 3 – : Oggi parliamo di SICUREZZA

TeamSystem HR consente di governare le tematiche legate alla salute e sicurezza sul lavoro attraverso la gestione di tutti i processi e le azioni richieste per soddisfare le prescrizioni cogenti e volontarie applicabili, a garanzia della sicurezza dei lavoratori e del datore di lavoro. Mette a disposizione una serie di funzionalità dedicate al supporto dei processi tipici di un Sistema di Gestione integrato H&S, in conformità al D.Lgs. 81/08 e smi, al D.Lgs. 231/01 e smi, all’Ohsas 18001:2007/ Iso 45001:2018.

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TeamSystem HR – parte 2 – : Oggi parliamo di GESTIONI

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TeamSystem HR – parte 1 – : Oggi parliamo di AMMINISTRAZIONE

Un unico punto d’accesso ai dati e una gestione degli aspetti economici e operativi più veloce ed efficace. Questo il valore di TeamSystem HR anche nei processi amministrativi tradizionali: elaborazione di paghe e presenze, gestione pratiche, stesura di budget previsionali di costo passando per note spese, gestione turni e timesheet. Attraverso il workflow autorizzativo di TeamSystem HR e grazie all’invio di informazioni sempre dettagliate e corrette al modulo paghe, il sistema si adegua a qualunque accordo integrativo aziendale e la funzione HR è in grado di gestire con facilità ogni casistica, compreso lo smart working e il lavoro in mobilità.

Tutte le attività necessarie alla gestione delle risorse umane per quanto concerne gli aspetti economici e operativi sono legate all’amministrazione: dalla determinazione dei cedolini paga alla stesura di un budget previsionale di costo del personale, fino alla gestione delle eventuali spese sostenute dal dipendente e alla configurazione dell’orario di lavoro per la successiva rilevazione presenze.

L’elaborazione paghe e l’emissione dei cedolini permettono di monitorare costantemente il lavoro delle risorse umane, analizzando gli aspetti finanziari legati alle molteplici attività aziendali. È sviluppata e aggiornata tenendo in considerazione il bisogno di personalizzazione e adattamento alle necessità degli utenti, al fine di poter affrontare efficacemente le diverse problematiche connesse al mondo del lavoro. Una procedura multi-aziendale e multi-contrattuale, che ottimizza la gestione di tabelle, anagrafiche e voci di calcolo, concepita e realizzata con l’obiettivo di semplificare, velocizzare e aumentare l’efficienza del servizio di amministrazione del personale.

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